Urejanje podatkov in uporaba spolov

Ali sta Vasja in Vanja moška ali ženski ali oboje?

Pri zbiranju podatkov vodite tudi spole. Ti vam bodo olajšali personalizacijo, saj se nekaterim imenom ne more avtomatsko dodati spolov: Vanja, Vasja, Saša, Aljoša, so le nekateri primeri. Še več zadrege si nakopljete pri tujih imenih: Alija, Abdija, Brunči, …

Kako potem naslavljate v pismih?

Imamo tri nivoje naslavljanja:

  • Spoštovani gospod Janez Novak – najbolj razširjeni, najmanj poseben,
  • Spoštovana gospa Kočevar – bolj primerna, ker dajete občutek, da veste za njeno ime, tudi osebno se tako pozdravljamo,
  • Pozdravljena Janja, – zelo drzno naslavljanje, kjer osebo poznamo. Ali so člani združenja, kolegi, sodelavci ali potencialne stranke, kjer vemo, da se bomo na koncu pogovora lahko skoraj tikali. Seveda lahko to naslavljanje nadaljujete z vikanjem ali tikanjem, kot je pač primerno.

Kje personaliziramo?

Po izkušnjah Readers Digesta ni personalizacije nikoli preveč. Vendar lahko stalno ponavljanje imena in priimka določene ljudi zmoti (nismo pač vsi primerni za tak način komunikacije). Osebno menim, da je personalizacija nujna tam, kjer je res potrebna. Tako lahko opustimo personalizacijo v dopisu, če se odločimo, da je izpisan naslov na naročilnici pomembnejši od dopisa.

Če personalizirate več materialov (dopis, kuverta, naročilnica,…), pazite na “zmešnjavo”. Zgodi se lahko vsakemu, vendar je potrebna posebna pazljivost, da pismo, namenjeno Mirkotu ne pride na naslov Alenke, na naročilnici pa je napisana neka Simona…