• pri pripravi baze iz različnih virov,
• zaposleni imajo različne načine za dodajanje podatkov (primer: Cesta dveh cesarjev, C. dveh cesarjev, …)
• zamenjava imena in priimka (primer: Stojan Tomaž)
• tipkarske napake (samo dodana preslednica pomeni drug podatek, krajšave, …)

Te napake je skoraj nemogoče preprečiti, ko imamo v seznamu več podatkov. Zato je pomembno, da od časa do časa poiščete dvojnike in jih odstranite s seznama. Ključno pa je, da zaposlene predhodno poučite o pravilnosti in natančnosti vnašanja. Ime »Janez Novak« lahko vnesemo na več različnih načinov, kot naprimer:
(100%) Janez Novak
(95 %) J. Novak
(98%) Janez Nvak
(87%) Jnez Novak

Priporočam, da pred vsakim pošiljanjem prečistite bazo strank in si s tem prihranite odvečne stroške pri pošiljanju in nezadovoljstvo prejemnikov. Dober način za čiščenje baze in ažuriranje strank je tudi telemarketing.

Številke so bile šokantne – ne velike, temveč mnogo premajhne!

Po naših izkušnjah je nekje 30% naslovov napačno napisanih. Torej vsak tretji naslov ima napako ali v imenu in priimku, v samem naslovu ali pa v nazivu kraja in poštni številki. (Ti podatki veljajo predvsem za fizične naslove).

Danes veliko rešujejo spletni obrazci, ki pa “delajo” druge napake: uporabnik sam zapiše svoje ime npr. brez šumnikov, z velikimi ali samo z malimi črkami, ulico napiše po svoje (npr. CKŽ 35) in tako naprej.

Mogoče pošiljatelj misli, da je pomembno samo da pride do prejemnika. Res je, da Pošta Slovenije dostavlja tudi na zelo okrnjene podatke, pa vseeno ni prav, če se ime zapiše napačno.

Prejemniki pisem smo občutljivi. Mogoče niti ne pokažemo, vendar gotovo si mislimo: “Če so tako površni pri mojih podatkih, bom pa tudi sam vrnil podobno.” To je nezavedno … pa še kako drži.

Torej, med Jožkom, Jožekom in Joškom je majhna razlika … Pa vendar zelo pomembna!

Zato me toliko bolj čudi, da podjetja investirajo npr. v novoletne čestitke z zlatotiskom, nenavadnimi izseki in umetelnim designom, po drugi strani pa naredijo dve napaki:

• notri je voščilo natisnjeno v šestih do sedmih jezikih (po možnosti le “Srečno novo leto”), zraven pa hiter podpis osebe, katerega težko razbere kupec sam,
• na kuverti je nalepljena nalepka z naslovom, torej da to slutiti, da je teh voščilnic malo morje in da je pošiljatelj namenil nekje 0,2% pozornosti tej stranki.

Resda smo majhno podjetje, vendar voščilnice po navadi izdelujemo sami, oziroma si spomnimo način, s katerim bi malce navdušili svoje stranke. Pa tudi za velika podjetja velja, da več pozornosti prinese večjo vrednost kupcem.

Zatorej se potrudite pri osnovni stvari – pošiljanju novoletnih voščilnic s tremi idejami:

• ročno dopišite osebno voščilo ob tistih šestih prevodih (lahko samo: najboljši kolega; hvala; se vidimo; čestitke družini;…) in se podpišite čitljivo,
• napišite naslove ročno ali pa vsaj direktno na kuverto. Nalepke ne sodijo na kuverte.
• Izdelajte si svojo znamko. To je (poleg dobre promocije pošiljatelja) še vedno primeren način, da se izpostavite.

V Dima centru pa spet izvajamo prednovoletno izpisovanje naslovov na kuverte, tako da ponudbo izkoristite čim prej.Kontaktirajte nas prek spodnjega obrazca ali na elektronski naslov info[at]dimacenter.com

Drugo pravilo je, da je vsaka oseba podpisana. Kakšen naj bo torej podpis, da bo najbolj kredibilen?

Včasih so imenitniki nosili s seboj peresa (še sedaj jih poznam nekaj), s katerimi so umetelno podpisali, kar je pač bilo za podpisati. Nalivno pero namreč pušča najlepšo sled in je tak podpis najlepši!

Seveda je danes v dobi pisanja v Arial ali Tahoma pisavi že skoraj težko narediti lep in pozoren podpis. Grafologi se iz podpisa lahko naučijo marsikaj o podpisniku, pa tudi nam tržnikom je mar, kako podpis izgleda.

Zato se potrudite in ga izpilite (tudi sam se moram vrniti na leta, ko sem bil še “pismen”, oz. ko sem razločno pisal).

Druga opcija podpisa je s kulijem, torej kemičnim svinčnikom. Če le imate možnost, se podpišite v modri barvi, saj na črnem tekstu tako izgleda dopis ročno napisan.

In nasvet, če iščete bližnjice: na velik A4 list papirja se večkrat podpišite in potem dajte dokument v skeniranje. Izbrani podpis nato vektorizirajte, saj vam to omogoča povečevanje in zmanjševanje brez izgube kvalitete.

(V kolikor imate probleme s tem, nas kontaktirajte, podpise redno spravljamo v vektorje za naše stranke).
V dokumentih nato uporabljajte vektoriziran in obdelan podpis – kjer seveda izpisujete mnogo več dopisov, kot bi jih utegnili ročno podpisati.

Kakšna je razlika med:
* Daljnogled ima 32×20 razmerje, sive barve in trpežno ohišje.
* Z novim daljnogledom boste videli najbolj oddaljene divje živali in vaš spremljevalec bo veliko let, saj ima zelo trpežno ohišje.

Ali globje:
* Novi peugeot 207 ima LED osvetlitev, parkirne senzorje in metalno barvo že v ceni.
* Z novim Peugeotom boste dame uživale, medtem ko se bodo ozirali za vami, bočno parkiranje pa zaradi parkirnih senzorjev ne bo nikoli več problem žensk.

Ali si upate uporabljati negativna čustva?
V primerni obliki da, drugače je to zelo nevarno:
* Sosedje vam bodo zavidali novo travo pred hišo.
* V kolikor želite odpraviti stalne izzive z osebnimi financami, pokličite…
* Nezadovoljstvo na morju ali potovanju odpravite tudi tako, da poskrbite za priročno potovalno lekarno.

Ali si upate soočiti z naslednjimi izzivi:

• poslati pisma, ki so tiskana samo v ČB tehniki,
• poslati pisma, ki tehtajo le do 10 g teže,
• poslati pisma, ki so formata C6 kuverte,
• in nenazadnje: poslati le 100 pisem (iz baze 10.000).

Kaj boste storili?

1. Pri prvem primeru (ČB pismo), bo akcija zelo poceni, to pomeni, da lahko pošljete na več naslovov, kot običajno. Hkrati pa vas “ČB omejitev” poziva, da pripravite res ODLIČNO PISMO, ki seveda nima nekega pretiranega oblikovanja, hkrati pa mora pritegniti prejemnika do samega naročila.

2. V drugem primeru je podobno – akcija je ugodna, smo pa omejeni s količino. Varianta je, da se pošlje trdo kartico, dopisnico, kjer je odziv manjši (torej je primerno za akcije, kjer želimo sporočiti samo kratko informacijo ali pa lahko dobimo enostaven odziv), ali pa optimiziramo vsebino tako, da uporabimo lažje materiale (40-60 g papir). Pri tej varianti je možnosti za komunikacijo več, hkrati pa se naučimo, kako vsebina “premaga” gramaturo pošiljke.

3. Tretja je odlična varianta, če želite opozoriti nase z npr. darilcem (saj nisem rekel, da mora biti majhna kuverta tudi lahka, kajne)? Mala kuverta se izgubi med ostalimi, zato je zanimivo, če je dodobra polna (veliko listkov ali pa darilce). Tako bo prejemnik začutil, da je nekaj tridimenzionalnega v njej. Majhnost pa hkrati pomeni skromnost.

4. Vedno več strank se odloča za majhne, zelo ciljane akcije. Kadar gre za občutno segmentiranje prejemnikov, se smatra, da budget za akcijo nima tako velikega padca. Kar se pozna v tem, da se na teh 100 izbrancev pošlje veliko večja pošiljka, torej z darilom, predstavitveno mapo in podobno. Hkrati se ni za zanašati, da bi povečana pošiljka res prinesla toliko večji odziv – poskuste tudi z večkratnim pošiljanjem na isto bazo (če je prvi odziv dober, bo tudi drugi na preostale podoben).

Kaj torej izbrati?

Premazni papirji so primerni za tisk, za personalizacijo na laserskih printerjih pa ne. (hitro lahko pride do okvare stroja, saj papir drsi na koleščkih.) Včasih se papir celo lakira, kar je lepo na prvi pogled, pušča pa odtise rok (pri sijajnem laku ali plastifikaciji) in pridodaja na teži pošiljke. Tako, da se trudimo specialne obdelave opustiti, saj ne vplivajo odločilno na odziv akcije.

Nepremazni papriji (brezlesni), sicer bolj ubijejo tiskarsko barvo kot premazni papirji, vendar pa so primerni za tiskalnike in trpežno prenašajo odtise rok. Primerni so za dokumente, kjer se dodatno izpolnjuje podatke (odzivne kartice, kuponi), saj tudi pisala lepše pišejo po njih.

Eko papirji so pogruntavščina današnjega časa. So bolj umazane, rjave barve in imajo celo značilen vonj. Tiskalniki in stroji jih sprejmejo, s tem, da so barve na teh papirjih lahko resnično neizrazite, kar zna lahko biti problem pri barvi logotipov po CGPju. Vendar morate na koncu sami oceniti, kaj želite s sporočilom narediti: odbiti pogled z glanc materiali in odsevi (uporabljajte vsaj mat premazni papir), dati v roke na otip prijeten papir, ki lahko ni popolnoma bel, ali celo z obarvanimi papirji poudariti vašo zavezanost naravi?

Z zlato sredino (torej brezlesni, ali vsaj mat premaznimi papirji) se direktni tržniki razumemo najbolje.

Po drugi strani pa je idealna nagrada takšna:

• je ekskluzivna, je ni mogoče kupiti (dres s podpisom nogometaša),
•  je ravno pravšnje vrednosti, da se odločiš za sodelovanje,
•  je taka, da jo lahko deliš z drugimi (se vsaj pohvališ preko Facebooka, se poslikaš z njo, …).

Pri tem moramo paziti na tri stvari:

• v kolikor se nagrada kompenzira z oglaševanjem partnerja, razmišljajte z očmi kupca, ne oglaševalca (kaj bi kupec rad, ne kaj bi rad spromoviral oglaševalec),
•  vrednost ni toliko pomembna, kot je pomembna ekskluzivnost (avto ali skuter, ki ga je vozila TV zvezda),
•  razmislite o večjem številu nagrad, namesto ene (npr.tedenske nagrade, vsak dan en mobilni telefon, …).

Pozor: pogojevanje sodelovanja v nagradni igri z nakupi je prepovedano. Oziroma, če pogojujete nakup, nagrada ne sme biti vrednejša od določene vrednosti. Za več idej ali pa primerno nagrado pri vaši akciji direktnega komuniciranja nas kontaktirajte.

Večkrat se vstavimo pri tem, koliko barv uporabimo v direktni pošti. Z delom smo dobili osnovna napotila:

• dopis – glava podjetja ali blagovne znamke je v pripadajočih barvah (po navadi 2 barvi), tekst v črni ali 80 % črne, dopis je bele barve (ne, ni dobro, da je rumene ali modre barve),
• letak – štiribarvno, pazite pa na gramaturo, ki je bolj pomembna od imidža, predvsem pri večjih akcijah,
• odzivni letak – obrazec naj bo čimbolj pregleden, z veliko prostora za pisanje, okolica je lahko v barvah, če je potrebno,
• faks – črnobelo, obvezno, čimmanj grafik (poskusite si poslati fotografijo po faksu),
• kuverta – dvo- ali štiri barvno, odvisno od oblikovanja. Raje manj, da ni preveč oglaševalska (in roma v koš še pred vhodnimi vrati),
• odzivna kuverta – eno ali dvobarvno. Odzivna kuverta nakazuje na pomembnost po odzivu, zato je vsebina na njej pomembna,
• “response lifter” (kuli, nalepka, znamka, darilce, post-it listek, …) – po želji, saj je njegov namen samo ta, da je opazen,

Za dobro pismo ni potrebno uporabljati barv. Poskusite ga narediti v črnobeli tehniki, tako boste dali poudarek vsebini, ponudbi in celotnemu “prodajnemu procesu”, ki se ima zgoditi. Pri direktni pošti je oblikovanje pomembno drugje – pri vodenju pogleda (skozi dopis, da bralec takoj pridobi bistvo), pri odpravljanju zavor in preprek (vse večje grafike na dopis ne sodijo, saj motijo pogled) , pri povabilu k nakupu (npr.: oznake, kje se mora stranka podpisati).

Ali sta Vasja in Vanja moška ali ženski ali oboje?

Pri zbiranju podatkov vodite tudi spole. Ti vam bodo olajšali personalizacijo, saj se nekaterim imenom ne more avtomatsko dodati spolov: Vanja, Vasja, Saša, Aljoša, so le nekateri primeri. Še več zadrege si nakopljete pri tujih imenih: Alija, Abdija, Brunči, …

Kako potem naslavljate v pismih?

Imamo tri nivoje naslavljanja:

• Spoštovani gospod Janez Novak – najbolj razširjeni, najmanj poseben,
• Spoštovana gospa Kočevar – bolj primerna, ker dajete občutek, da veste za njeno ime, tudi osebno se tako pozdravljamo,
• Pozdravljena Janja, – zelo drzno naslavljanje, kjer osebo poznamo. Ali so člani združenja, kolegi, sodelavci ali potencialne stranke, kjer vemo, da se bomo na koncu pogovora lahko skoraj tikali. Seveda lahko to naslavljanje nadaljujete z vikanjem ali tikanjem, kot je pač primerno.

Kje personaliziramo?

Po izkušnjah Readers Digesta ni personalizacije nikoli preveč. Vendar lahko stalno ponavljanje imena in priimka določene ljudi zmoti (nismo pač vsi primerni za tak način komunikacije). Osebno menim, da je personalizacija nujna tam, kjer je res potrebna. Tako lahko opustimo personalizacijo v dopisu, če se odločimo, da je izpisan naslov na naročilnici pomembnejši od dopisa.

Če personalizirate več materialov (dopis, kuverta, naročilnica,…), pazite na “zmešnjavo”. Zgodi se lahko vsakemu, vendar je potrebna posebna pazljivost, da pismo, namenjeno Mirkotu ne pride na naslov Alenke, na naročilnici pa je napisana neka Simona…